Evaluación
de la rentabilidad y las prioridades
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Características |
Ejemplos |
Prioridad |
| Tareas
de alta rentabilidad |
Promete
grandes beneficios.Son a menudo autoiniciadas. Hay un
gran intervalo de tiempo entre iniciación y resultados. |
Diseño
de una campaña de adjudicación. Elaboración
de un sistema contable para ahorrar dinero. |
Normalmente
1 Ocasionalmente 2 |
Tareas
de
rentabilidad
negativa |
La
falta de adecuación o negligencia podrían
ser perjudiciales. Plazo límite inminente o arbitrario. |
Informe
de ventas para el día siguiente. Reunión
de urgencia para corregir un error en el informe del
cliente.
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Normalmente
1 ó 2 Ocasionalmente 3 |
Tareas
de
rentabilidad
media |
Son
de escasa rentabilidad, ya sea negativa o positiva. |
Reunión
rutinaria con clientes. Preparación de la declaración
de la renta para el contable. |
Normalmente
2 ó 3 Ocasionalmente 1 |
Tareas
de
rentabilidad
baja |
Normalmente
incluyen aspectos básicos del trabajo. Entrañan
libertad en cuanto al momento de despacharlas.
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Trabajo
rutinario. Nueva redacción de una carta o memorándum
poco importantes. |
3
ó nula |
| Prioridades:
1- Tareas urgentes, exigentes, que requieren concentración.
2- Prioridad media. 3- Prioridad baja y tareas rutinarias |
Si un directivo no es capaz de administrar su tiempo, ¿qué
otras cosas será capaz de administrar?. A continuación
se enumeran cinco propuestas para la planificación
de la jornada laboral:
- Registrar sobre soporte de papel, preferiblemente encuadernado
para evitar la pérdida de las hojas, cualquier idea,
tarea asignada, llamada, proyecto o recado que surja, sin
atender a su importancia. Esto lo podemos denominar como
lista maestra, que será el registro continuo de las
tareas previstas para realizar.
- Repasar a diario la lista maestra. Los grandes proyectos
han de dividirse en aspectos de menor escala. Se deberá
suprimir o delegar aquellas tareas que se pueda. En la agenda
se anotará aquellas tareas que puedan aplazarse.
En una lista diaria se deberán anotar las tareas
inmediatas. En este momento, estas tareas deben ser eliminadas
de la lista maestra.
- La lista diaria debe confeccionarse seleccionando un máximo
de 10 tareas de la agenda, de la lista maestra, de las que
surgieron en la jornada anterior. Clasificarlas con los
números 1, 2, ó 3 según la prioridad
y el nivel de esfuerzo que requieran. No se deben programar
más de más de 3 ó 4 tareas de prioridad
1 por jornada laboral. Una vez establecidas las tareas de
prioridad 1, entonces es cuando se reparten a lo largo del
día las tareas de prioridad 2 y 3.
- Realizar la evaluación de las tareas de la lista
diaria en términos de rentabilidad: alta, negativa
(aquellas que se derivan en consecuencias negativas si no
se realizan), media o baja. Se debe procurar una actividad
de alta rentabilidad en la lista diaria y reducir las de
rentabilidad baja.
- Se debe determinan la zona horaria donde se produce mayor
rendimiento. A esta zona horaria se le debe asignar las
tareas de prioridad 1 de la lista diaria. Las tareas no
prioritarias se deben realizar en las zonas horarias de
bajo rendimiento. Conviene agrupar las llamadas y citas
en bloques de tal manera que no interrumpan la zona de alto
rendimiento que debe ser dedicado a las tareas de prioridad
1.
En las partes descendentes de la
curva de rendimiento, aunmenta el
riesgo de accidente laboral por fatiga.
Cómo preparar
la lista diaria de cosas que hacer:
- Se debe ser realista y consciente de las limitaciones
del tiempo. No se deben programar más cosas de las
que realmente se pueden hacer. Lo que se deja sin hacer
nos fatiga y nos frustra. lo que se termina estimula.
- Hay que dejar un margen de tiempo. No ocupar cada minuto
con un montón de actividades ya que se debe prever
lo inesperado (clientes que llegan tarde, proyectos que
llevan más tiempo,...).
- Revisar cada mañana la lista diaria antes de empezar
el trabajo. Conviene situarla a la vista y consultarla periódicamente
durante el día para tener en mente los objetivos
de la jornada.
- Si a lo largo del día se realiza alguna tarea que
no estuviera programada en la lista, debe añadirse
a ésta. De esta manera, al terminar la jornada verá
si cumple los objetivos propuestos.
- Antes de hacer cada una de las tareas que se han incluido
en la lista, hay que preguntarse "¿Por qué
lo tengo que hacer yo?". Si otra persona puede encargarse,
hay que pasársela sin más.
- Las actividades deben agruparse de modo que puedan quedar
juntas las que tengan relación entre sí. Por
ejemplo, si hay que realizar una llamada importante a través
del teléfono, se debe aprovechar para realizar todas
las llamadas que se tengan previstas.
- Hay que concretar y centrarse más en el rendimiento
que en la urgencia. Hay que realizar todos los días
algo que nos acerque a las metas. Soñar despierto
no es suficiente.
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